Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (INPE)
O Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (INPE) mantém, com o objetivo de dar suporte às atividades de pesquisa e aos docentes e alunos dos cursos de pós-graduação, uma biblioteca com mais de 67 mil títulos e 230 mil itens entre livros e periódicos, que gera em média 120 empréstimos por dia. A biblioteca também é responsável pela preservação da memória técnico-científica do INPE, por meio da catalogação e disponibilização das publicações dos pesquisadores do Instituto.
No início dos anos 80, a biblioteca do INPE foi uma das pioneiras na informatização, com um sistema desenvolvido pela equipe de informática do Instituto. Ao longo de 20 anos, entretanto, a inovação acabou se convertendo num anacronismo. “Era um sistema em que só havia interface online para pesquisa e empréstimos, e que funcionava com comandos de texto que precisavam ser aprendidos. O acervo de periódicos e os das bibliotecas setoriais de Cachoeira Paulista eram controlados por sistemas paralelos não integrados”, relata o analista de suporte da biblioteca, José Luiz Aguirre, que acompanhou a escolha e a implantação do SophiA na instituição.
A alteração dos dados catalogados e a inserção de novos volumes e títulos eram procedimentos muito complicados. “Para cadastrar um novo título, por exemplo, eu preenchia a mão um formulário e enviava para a digitação, que emitia uma listagem para eu conferir os dados, para que, finalmente, eles gerassem a ficha catalográfica”, lembra Rosemary Gay Fantinel, bibliotecária no INPE desde 1982.
No final de 2002, a equipe da biblioteca do INPE realizou um levantamento de alternativas atualizadas de sistemas de gestão entre os colegas de profissão e, no início de 2003, optou pela adoção do SophiA. “Os aspectos de o SophiA ser uma solução de gestão integrada, nacional, com interface intuitiva, além de oferecer grande flexibilidade nas opções de busca, foram decisivos na hora da escolha”, afirma Aguirre. “O fato de o sistema trabalhar com o padrão MARC, mas dispensar conhecimentos profundos desse formato por parte dos operadores, também influenciou a nossa decisão”, completa.
A migração dos dados para o SophiA foi realizada entre maio e junho de 2003. O trabalho foi complexo, pois o sistema anterior era composto de subsistemas heterogêneos e isolados, sem arquitetura de banco de dados, e que precisaram ser, além de migrados, também integrados durante o processo.
A Prima também realizou um treinamento de uma semana com a equipe da biblioteca central de São José dos Campos (SP) e outro com a equipe das setoriais de Cachoeira Paulista (SP). “Hoje nosso sistema funciona online para todas as operações, inclui as bibliotecas setoriais e temos a facilidade de uma interface gráfica, com módulos de catalogação, consulta e reserva a partir da própria mesa de trabalho”, comenta Aguirre.
Os processos internos da biblioteca foram otimizados e a possibilidade de erros reduzida drasticamente. ”Tudo ficou mais simples; o que levava dias para resolver, agora faço em minutos. No momento em que eu acabo de cadastrar uma obra, ela já está disponível para consulta dos usuários, aumentando a satisfação de todos”, afirma Rosemary.
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