Integração do acervo bibliográfico: a adoção do SophiA na Unitau
Imagine gerenciar um acervo bibliográfico de mais de 150 mil itens manualmente? Até 1997 a Universidade de Taubaté realizava todo o trabalho nas bibliotecas de forma manual, mas a preocupação com a qualidade da prestação de serviços e as necessidades de adequação às novas exigências tecnológicas, incentivaram a instituição a procurar um software para modernizar esta rotina.
Além de encontrar um sistema que conseguisse manter as informações organizadas de maneira segura e precisa, a equipe da universidade tinha um outro desafio: escolher um sistema que conseguisse integrar bibliotecas à distância, pois a Unitau possui uma característica física muito peculiar: apesar de estar sediada no município de Taubaté/SP, suas unidades localizam-se em departamentos distintos, distantes em quilômetros entre si.
Após a análise de vários softwares existentes no mercado, o sistema escolhido para informatizar a biblioteca da Universidade foi o SophiA. Entre outros motivos, a solução foi escolhida por possuir interface amigável e em português, por gerenciar aquisições de periódicos e outros materiais, por operar em ambiente de rede, permitindo que vários usuários utilizem o sistema simultaneamente e, ainda, por permitir geração, visualização, impressão e exportação de relatórios.
A implantação ocorreu, primeiramente, em uma biblioteca piloto. Nela foram inseridos todos os dados, por meio do módulo de cadastro rápido, foi verificada a eficácia dos procedimentos e das normas a serem adotadas, bem como contabilizado o tempo gasto e o número mínimo necessário de pessoal técnico envolvido na inserção dos dados. Este processo durou seis meses. Antes, porém, todos os profissionais foram treinados no uso da nova ferramenta pela Max Soluções Profissionais, distribuidora da Prima Software, empresa desenvolvedora do SophiA, que forneceu todo o apoio e suporte necessários, inclusive na instalação do sistema.
Atualmente o SIBi é composto por 15 unidades de informação incluindo as Bibliotecas Setoriais, o Centro de Pesquisa Bibliográfica (CPB), o Centro Especial de Atendimento Bibliográfico (CEAB), voltado para o atendimento dos portadores de necessidades especiais, e o Setor de Obras Raras.
Seu funcionamento constitui-se pelo gerenciamento de informações, de modo a viabilizar a difusão do saber com o objetivo de disponibilizar um acervo que garanta as informações bibliográficas necessárias à comunidade acadêmica dos cursos do ensino fundamental e médio, graduação, pós-graduação, especialização e extensão, bem como disponibilizar um programa de assistência bibliográfica à comunidade e à região.
Em 2014, por exemplo, foram realizados cerca de 161 mil empréstimos e 146 mil consultas locais e no terminal web. Atualmente, o acervo conta com, aproximadamente, 170 mil exemplares de livros, 70 mil periódicos, 17.200 teses, dissertações, monografias e trabalhos de conclusão de curso. O SIBi tem mais de 13 mil usuários cadastrados.
Treinamento é o grande diferencial
O treinamento e a capacitação dos funcionários do SIBi foi fundamental para o bom andamento de todo o processo de informatização das bibliotecas. A equipe técnica e administrativa foi treinada e integrada ao processo de transição pelo qual passariam todas as unidades, participando da reestruturação de suas atividades. A flexibilidade do SophiA, a centralização de decisões e o fato de o sistema permitir configurações gerais e locais, permitiram maior controle sobre os processos e a qualidade dos serviços.
Prestação de serviços de qualidade
A facilidade na manutenção e na resolução de problemas foram fatores cruciais para que a Unitau desenvolvesse uma parceria de sucesso com o software. “Na maioria das vezes, o suporte técnico é feito via rede, rapidamente e sem burocracia. A adoção do SophiA Biblioteca gerou maior produtividade e qualidade na prestação de serviços. Entre os benefícios adquiridos destacamos: o novo ambiente informatizado das Bibliotecas, o funcionamento em rede, o desenvolvimento de redes locais, a prestação de melhores serviços, e a multiplicidade das fontes de informações, a quantidade, velocidade e qualidade com que a informação chega aos usuários.”, afirma Márcia Ribeiro, bibliotecária coordenadora do SiBi.
Informações cedidas por:
Liana Nunes Rosa Palácios – Bibliotecária Encarregada – Suporte de Informática
Márcia Maria de Moura Ribeiro – Bibliotecária Coordenadora do SIBi