SophiA na Unicamp: software auxilia na integração e gestão das bibliotecas

Uma das instituições de ensino mais reconhecidas do país precisa de uma rede de bibliotecas que dê suporte a esta responsabilidade na formação de milhares de alunos. O Sistema de Bibliotecas da Unicamp – SBU é constituído por 28 bibliotecas, sendo uma Central e 27 bibliotecas setoriais, localizadas nas unidades de ensino e pesquisa, centros e núcleos.

O funcionamento desta engrenagem com mais de 45 mil usuários ativos, circulação média do acervo de 68 mil empréstimos mensais e 400 milhões de acessos anuais à biblioteca digital, acontece por meio do trabalho de mais de 300 colaboradores. O tamanho do acervo das bibliotecas é de mais de um milhão de exemplares, cerca de 50 mil títulos de periódicos, que somam dezenas de milhares de fascículos, além de 400 mil títulos de e-books disponibilizando informações essenciais ao desenvolvimento de pesquisas de excelência no âmbito da Universidade.

Para gerenciar esta gigante é utilizado desde 2009 o software SophiA Biblioteca. Como estratégia para a implantação do sistema na instituição foi criado o Grupo Gestor de Implantação do SophiA, composto por três bibliotecários mais o diretor de TI, tendo como principal função acompanhar e tomar providências necessárias, sendo uma ponte entre o fornecedor, as bibliotecas e a comunidade usuária.

A troca do sistema à época ocorreu pela preferência por um desenvolvimento e suporte no país, além da necessidade de se ter um sistema em português, com módulos integrados de funções, trabalhando com o formato MARC e atributos do protocolo Z39.50 com arquitetura cliente/ servidor, entre outros fatores.

Pós-implantação do software

Os benefícios pela utilização do software com o passar do tempo foram sentidos no SBU. Gilmar Vicente, Bibliotecário e membro do Grupo Gestor do SophiA na Unicamp, conta que após doze meses de utilização as avaliações de produtividade nas atividades de catalogação aumentaram significativamente e o tempo de atendimento aos usuários na circulação diminuíram. “A relação custo versus benefício foi bastante significativa. A relação Unicamp e Prima transcorre muito bem desde seu início, pois a empresa possui Know-how, e isto a torna diferenciada no mercado de software para bibliotecas”, afirma o bibliotecário.

Esses e outros fatores segundo Gilmar fazem com que o sistema contribua ativamente com o processo de modernização constante da biblioteca. “Trata-se de um produto atual, versátil. Podemos considerar que integração seria a palavra-chave das atividades executadas pelo SophiA no sistema de Bibliotecas da Unicamp”, aponta.

Com a versão mobile e o terminal web a utilização dos usuários também é facilitada. ”As atividades relativas à biblioteca (renovação, reservas e recentemente, chat e endereços das bibliotecas do SBU) podem ser operacionalizadas facilmente. O número de operações via mobile e terminal web vem aumentado significativamente mês a mês, mostrando a credibilidade dos usuários pelo serviço”, completa Gilmar.